ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
| ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ | |
|---|---|
| распоряжение от 07.06.2011 № 157-р ПРАВИТЕЛЬСТВО | |
| Тип | Основной |
| № | Правовой акт RU50000201100477 от 28.06.2011 |
| Регион | Московская область |
| Статус | Действующий |
| Нормативность | Нормативный |
| Соответствие законодательству | Соответствует ФЗ |
| Принят | 07.06.2011 |
| Зарегистрирован | № RU50000201100477 от 28.06.2011 |
| Опубликован | |
| Рубрики | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации |
| Ссылка | http://zakon.scli.ru/ru/legal texts/legislation RF/extended/index.php?do4=card&id4=1bfe27e5-ea3a-400e-986f-0b8eba4174a0 |
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ – РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 07.06.2011 N 157-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях повышения эффективности текущей деятельности государственных гражданских служащих Московской области в аппарате Правительства Московской области при работе в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДЦ) в условиях внедрения электронного документооборота:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области (далее - Регламент).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Московской области организовать изучение Регламента государственными гражданскими служащими Московской области в аппарате Правительства Московской области, использующими САДД.
3. Отделу информационных систем и копировально-множительного обеспечения Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области, Управлению по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области и Управлению документационного обеспечения аппарата Правительства Московской области оказывать методическую и техническую помощь структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области при использовании САДД в соответствии с требованиями Регламента.
4. Признать утратившим силу распоряжение министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области от 14.05.2005 № 158-р «Об утверждении Порядка работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области».
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Заместитель Председателя
Правительства Московской области
– руководитель аппарата
Правительство Московской области
Р.В.АГАПОВ
УТВЕРЖДЁН
распоряжением заместителя Председателя
Правительства Московской области –
руководителя аппарата Правительства
Московской области от 07.06.2011 № 157-р
Регламент работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области
1 .Общие положения
1.1 Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД) государственных гражданских служащих Московской области в аппарате Правительства Московской области (далее - работники) и обязателен для исполнения.
1.2. САДД объединяет автоматизированные рабочие места работников структурных подразделений аппарата Правительства Московской области (далее - структурные подразделения), подключенных к САДД и объединённых в единую «сеть», в целях централизованного делопроизводства в аппарате Правительства Московской области. Работа с документами в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утверждённой распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ, распоряжением министра Правительства Московской области -руководителя аппарата Правительства Московской области от 14.01.2002 № 12-р «Об организации работ по внедрению системы автоматизированного документооборота и делопроизводства в аппарате Правительства Московской области» и настоящим Регламентом.
1.3. Работа в САДД основывается на принципе однократной регистрации документов. Регистрацию документов в аппарате Правительства Московской области производят
Управление документационного обеспечения аппарата Правительства Московской области (далее - Управление документационного обеспечения) и Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области (далее - Управление по работе с обращениями граждан). Допускается регистрация определенных групп документов и в других структурных подразделениях. Зарегистрированные в САДД и поступившие в структурные подразделения документы повторно в САДД не регистрируются.
Передача документов, зарегистрированных в САДД, между структурными подразделениями осуществляется работниками Управления документационного обеспечения под роспись и (или) в электронном виде.
1.4. Система САДД предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного доступа (имеющих пометку «Для служебного пользования»).
Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в аппарате Правительства Московской области с использованием САДД осуществляют: отдел информационных систем и копировально-множительного обеспечения
Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (далее -отдел информационных систем), Управление документационного обеспечения и Управление по работе с обращениями граждан.
Указания (в устной или письменной форме) работников отдела информационных систем, руководителей Управления документационного обеспечения и Управления по работе с обращениями граждан о порядке использования системы и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей САДД.
Отдел информационных систем обеспечивает устойчивое и надежное функционирование, а также сопровождает обновление и усовершенствование САДД.
1.6. Работники структурных подразделений включаются в число пользователей САДД на основании заявки на регистрацию в адрес заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, подписанной руководителем структурного подразделения. В заявке должны быть указаны функции и права доступа пользователя САДД.
Отдел информационных систем обеспечивает установку и настройку автоматизированных рабочих мест для работы в САДД и ввод в базу данных САДД персональных данных и первичных паролей пользователя САДД.
1.7. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в САДД осуществляется отделом информационных систем и структурным подразделением, для которого эти сведения предназначены, а также Управлением по защите государственной тайны аппарата Правительства Московской области.
1.8. К работе с САДД допускаются работники, прошедшие обучение в своём структурном подразделении.
1.9. Пользователям САДД запрещается передавать свои персональные данные и пароли другим лицам. Они должны периодически (не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.
1.10. Понятия и термины, применяемые в настоящем Регламенте:
1) электронный документооборот - способ организации работы с документами, при котором они используются в делопроизводстве и передаются в электронном виде, а файлы этих документов хранятся централизованно в базах данных;
2) электронный образ документа - копия документа (результат сканирования или набора текста), хранящаяся в информационной системе в виде файла определенного формата, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
3) администратор САДД - работник отдела информационных систем, функциональными обязанностями которого являются настройка САДД, ведение справочников классификатора САДД и управление правами пользователей САДД;
4) пользователь САДД - работник структурного подразделения, наделенный правом работы с документами в САДД;
5) персональные данные пользователя САДД - совокупность данных о пользователе САДД (имя пользователя, пароль) и условиях работы в САДД;
6) ответственный за делопроизводство с использованием САДД (далее -ответственный делопроизводитель) - работник структурного подразделения, назначенный руководителем структурного подразделения;
7) регистрационная карточка (далее - РК) документа - информация о зарегистрированном документе в САДД, записанная в базу данных и имеющая индивидуальный регистрационный номер;
8) резолюция - специальный реквизит РК документа, который создаётся в соответствии с поручением соответствующего должностного лица по данному документу;
9) ответственный исполнитель резолюции - должностное лицо, отмеченное в резолюции среди других исполнителей, ответственное за исполнение всего поручения соответствующего должностного лица по данному документу;
10) «Плановая дата исполнения» резолюции - реквизит резолюции, который заполняется для постановки документа на контроль;
11) «Фактическая дата исполнения» резолюции - реквизит резолюции, который заполняется для снятия документа с контроля;
12) «Отчёт исполнителя» резолюции - реквизит резолюции, в который вносится в произвольной текстовой форме отчет и дата исполнения поручения;
13) редактирование РК документа - внесение каких-либо изменений в регистрационные данные о документе в САДД;
14) «Кабинет» пользователя САДД - автоматически выделяемая совокупность РК поступивших в структурное подразделение документов, которые находятся на исполнении и контроле в данном структурном подразделении;
15) «Картотека» структурного подразделения - часть базы данных, хранящая РК документов, относящиеся к структурному подразделению;
16) папка «Поступившие» - папка, в которой отражены РК документов, поступивших в структурное подразделение;
17) папка «На исполнении» - папка, в которой отражены РК документов, находящихся на исполнении в структурном подразделении;
18) папка «На контроле» - папка, в которой отражены РК документов, в которых пользователем САДД была создана хотя бы одна контрольная резолюция соответствующего должностного лица;
19) личные папки пользователя - специальный инструмент САДД, предназначенный для организации работы с документами, поручениями по документам;
20) информационные поля РК документа - доступные или недоступные для редактирования реквизиты РК;
21) журнал передачи документов - специальный реквизит РК документа, в котором отмечаются перемещения оригинала и нумерованных копий документа от одного должностного лица к другому;
22) «Примечание» - реквизит в РК документа, в который вносится текстовая справочная информация на усмотрение пользователя САДД;
23) установление взаимосвязи документов - объединение документов посредством функции «Связка»;
24) классификатор САДД - база данных, состоящая из справочников классификатора САДД (наименований структурных подразделений, списков организаций, должностных лиц, групп документов и т.д.);
25) реестр САДД - перечень записей о документах, содержащий информацию о передаче документов;
26) шаблон регистрационного номера документа - формализованный способ образования номера;
27) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит электронного образа документа, однозначно идентифицирующий автора или отправителя и предназначенный для защиты данных документа.
2. Документы, используемые в САДД
2.1. Документооборот аппарата Правительства Московской области составляют входящие, исходящие, внутренние документы.
В САДД производится обработка трех основных видов документов: входящие документы (в том числе группа документов - директивные документы), исходящие документы (в том числе группы документов - постановления Правительства Московской области, распоряжения Правительства Московской области, постановления Губернатора Московской области, распоряжения Губернатора Московской области, служебные записки, внутренний документооборот структурных подразделений), обращения граждан.
Входящие и исходящие документы регистрируются в Управлении документационного обеспечения. Резолюции и отчеты об исполнении вводят работники структурных подразделений, которые являются ответственными делопроизводителями.
Служебные записки и внутренние исходящие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Обращения граждан регистрируются в Управлении по работе с обращениями граждан.
2.2. Работа в САДД предусматривает три типа РК:
1) РК входящих документов;
2) РК исходящих документов;
3) РК писем граждан.
Принятая в аппарате Правительства Московской области классификация документов в соответствии с типами РК отражена в справочнике классификатора САДД «Группы документов», который может дополняться по мере использования САДД в работе с другими группами документов.
2.3. Для каждой группы документов устанавливается самостоятельное образование регистрационного номера документа в соответствии с выбранным способом и шаблоном. В начале каждого календарного года для каждой группы документов номерообразование начинается с «№ 1» в соответствии с выбранным способом и шаблоном.
3. Виды работ в САДД
3.1. Виды работ в САДД, выполняемые Управлением документационного обеспечения:
1) регистрация документа;
2) аннотирование документа (группы документов «Ответы на поручение» и «Переписка по исходящим» аннотируются следующим образом: «ОТВЕТ» или «ОТВЕТ С В/М»);
3) ввод резолюции при одновременной регистрации РК документа;
4) пересылка РК на исполнение по компетенции;
5) редактирование РК;
6) отметка передачи документов (в т.ч. копий) в журнале передачи документов;
7) установление взаимосвязи документов;
8) поиск документов;
9) информационно-справочная работа;
10) списание в дело;
11) вывод на печать РК, перечней РК для структурных подразделений, не подключенных к САДД;
12) составление статистических отчетов;
13) сканирование документов.
Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения, должны быть переданы в Управление документационного обеспечения для регистрации, аннотирования и пересылки на исполнение по компетенции.
3.2. Виды работ в САДД, выполняемые Управлением по работе с обращениями граждан:
1) регистрация документа;
2) аннотирование документа;
3) ввод резолюции с указанием плановой даты исполнения;
4) направление на рассмотрение по компетенции;
5) редактирование РК;
6) отметка передачи обращений граждан (в т.ч. копий) в журнале передачи документов;
7) установление взаимосвязей обращений граждан от одного и того же гражданина по аналогичным вопросам;
8) поиск документов;
9)информационно-справочная работа с гражданами по поступающим от них обращениям, а также со структурными подразделениями, не имеющими доступа к САДД;
10) списание в дело полностью исполненных обращений;
11) составление статистических отчетов за определённый период;
12) сканирование обращений граждан и ответов по результатам их рассмотрения.
Поступившие непосредственно в структурные подразделения обращения граждан должны быть переданы в отдел писем Управления по работе с обращениями граждан для регистрации, аннотирования и направления на рассмотрение по компетенции.
3.3. Виды работ
в САДД, выполняемые
пользователями САДД в структурных подразделениях:
1) регистрация документов (служебных записок и внутренних исходящих документов);
2) создание аннотаций групп документов «Ответы на поручение» и «Переписка по исходящим»;
3) создание резолюций;
4) постановка на контроль документа;
5) направление на исполнение - пересылка РК исполнителю;
6) исполнение или удаление РК документов в «Кабинете»;
7) контроль исполнения;
8) ввод отчета об исполнении;
9) установление взаимосвязи документов;
10) поиск документов;
11) информационно-справочная работа о прохождении документов;
12) списание в дело структурного подразделения;
13) вывод на печать РК, отчетных и других форм, сканирование документа.
Все пользователи САДД, наделенные правом работы в САДД с ЭЦП, подписывают ЭЦП и проверяют электронные образы документов с ЭЦП.
4. Работа пользователей САДД с поручениями по документам
4.1. Ответственный делопроизводитель или пользователь САДД переводит РК документов с резолюциями из папки «Поступившие» в папку «На исполнении». После окончания работы над документом вводит информацию о ходе и результатах его исполнения в реквизите «Отчет исполнителя» резолюции. При необходимости, устанавливает взаимосвязь РК исполняемого документа с РК одного или нескольких документов по существу рассматриваемого вопроса.
В случае, если исполнение документа не требует подготовки ответа (из группы документов «Ответы на поручение» или «Переписка по исходящим»), то реквизит «Отчёт исполнителя» резолюции должен содержать информацию о том, каким образом документ исполнен.
4.2. Если структурное подразделение является «Ответственным исполнителем» документа, то ответственный делопроизводитель или пользователь САДД этого структурного подразделения составляет итоговый отчет.
Ответственный делопроизводитель или пользователь САДД после получения отчетов всех исполнителей резолюции вводит в САДД текст и дату итогового отчета по резолюции документа. Итоговый отчет автоматически пересылается в «Кабинет» автора резолюции.
Данный порядок исполнения резолюций используется как для контрольных, так и для не контрольных документов.
РК контрольных документов вместе с отчетами остаются в «Кабинетах» исполнителей резолюции до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля. После снятия документа с контроля по всем контрольным резолюциям его РК автоматически удаляется из соответствующих папок «Кабинетов» всех исполнителей контрольных резолюций.
Пользователь САДД имеет право поиска документов по «Картотеке» своего структурного подразделения. Поиск по «Картотекам» других структурных подразделений возможен после согласования с руководителем соответствующего структурного подразделения и предоставления ему администратором САДД права на доступ к ним.
5. Контроль исполнения поручений
5.1 Документ может быть поставлен на контроль в соответствии с поручением руководителя структурного подразделения.
Постановку на контроль документов осуществляет ответственный делопроизводитель или пользователь САДД соответствующего структурного подразделения посредством введения срока исполнения поручения по документу в реквизите «Плановая дата исполнения» резолюции. РК контрольного документа в САДД автоматически выделяется красной отметкой «К», если резолюция ставится на контроль.
5.2. При постановке документа на контроль его РК поступает в папку «На контроле».
5.3. Пользователи САДД, осуществляющие контроль поручений, обязаны ежедневно просматривать папку «На контроле» своего структурного подразделения, а также осуществлять рассылку «напоминаний» исполнителям контрольных резолюций и информировать руководство структурного подразделения о ходе исполнения контрольных документов.
5.4. По контрольным документам ответственный делопроизводитель вводит отчет об исполнении документа в реквизите «Отчет исполнителя».
Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий или внутренний документ и зарегистрирован со связкой с контрольным документом, то в «Отчете исполнителя» достаточно указать дату и информацию об отчете.
5.5. Информация о продлении руководителем структурного подразделения срока исполнения документа вводится ответственным делопроизводителем данного структурного подразделения с указанием соответствующей контрольной резолюции.
5.6. Документы, поставленные на контроль в структурном подразделении, снимаются с контроля ответственным делопроизводителем данного структурного подразделения посредством заполнения реквизита «Фактическая дата исполнения». РК контрольного документа выделяется черной отметкой «К».
В контрольной резолюции обязательным является заполнение реквизита «Основание для снятия с контроля». При заполнении данного реквизита можно использовать стандартные формулировки базы данных САДД.
6. Порядок передачи документов в САДД
6.1. Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в САДД, осуществляется через Управление документационного обеспечения и в обязательном порядке отражается в журнале передачи документов.
При необходимости формируется и печатается реестр САДД для последующей передачи документов под расписку. Реестр САДД формируется на основании фиксируемых в САДД данных о прохождении документов.
Передача оригиналов и копий обращений граждан, зарегистрированных в САДД, осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан с обязательной отметкой в журнале передачи документов.
6.2. Если в структурном подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует возвратить в Управление документационного обеспечения в течение трёх дней с мотивированной причиной возврата.
Если в структурном подразделении выяснилось, что обращение гражданина должно исполняться в другом структурном подразделении, его следует возвратить в Управление по работе с обращениями граждан с мотивированной причиной возврата, о чём делается соответствующая запись в РК обращения.
Решение о передаче документа в другое структурное подразделение принимает руководитель структурного подразделения, в котором не должен исполняться вышеуказанный документ.
Пользователь САДД делает отметку в РК документа о возврате документа в Управление документационного обеспечения в журнале передачи документов и вводит типовую резолюцию «Передать по принадлежности в ...(название подразделения) по согласованию с ...(фамилия руководителя)» с указанием в реквизите «Исполнители» фамилии руководителя структурного подразделения, в которое передается на исполнение документ. Затем документ возвращается в Управление документационного обеспечения для передачи в соответствующее структурное подразделение.
7. Использование справочников классификатора САДД
7.1. Ведение справочников классификатора САДД осуществляется Управлением документационного обеспечения, Управлением по работе с обращениями граждан и отделом информационных систем.
7.2. Пользователь САДД должен знать и использовать основные справочники классификатора САДД: «Организации», «Группы документов», «Подразделения» и «Номенклатура дел» данного структурного подразделения для работы в САДД.
7.3. Наименования организаций в справочник классификатора САДД «Организации» при регистрации документов вносят работники, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии полного или сокращенного наименования этой организации в справочнике.
7.4. Номенклатура дел структурных подразделений на очередной год вводится в справочник классификатора САДД «Номенклатура дел» администратором САДД.
8. Поиск документов и личные папки пользователей
8.1. Функция «Поиск документов и личные папки» доступна только пользователям САДД, обладающим в своей картотеке правом «Поиск документов» и (или) абсолютным правом «Поиск по всем картотекам».
8.2. В функции «Поиск документов и личные папки» пользователь САДД может работать в трех режимах:
1) в режиме поиска;
2) в режиме работы со списком найденных объектов (записей об РК);
3) в режиме работы с личными папками пользователя.
8.3. Пользователи САДД имеют возможность формировать личные папки пользователя ( потематике , по дате) из числа документов, зарегистрированных в САДД, через рабочее окно режима «Папки».
9. Особенности работы с электронными образами документов
9.1. Документы, которые переданы в аппарат Правительства Московской области в электронном виде вместе с электронными образами, регистрируются, обрабатываются и хранятся в САДД.
9.2. Для подписания электронных образов документов используются ЭЦП. Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы.
9.3. Прием и отправка РК с электронными образами документов осуществляются Управлением документационного обеспечения и Управлением по работе с обращениями граждан.
9.4. При работе с РК с электронными образами документов, имеющими ЭЦП, пользователи САДД осуществляют проверку ЭЦП.
10. Контроль за правильностью заполнения информационных полей
10.1. Контроль за правильностью заполнения информационных полей осуществляет ответственный делопроизводитель в каждом структурном подразделении и администратор САДД через анализ справочников классификатора САДД.
10.2. Управление документационного обеспечения, Управление по работе с обращениями граждан и отдел информационных систем ежедневно контролируют правильность заполнения информационных полей.
11. Действия пользователей САДД в условиях нештатных ситуаций
11.1. Действия пользователей САДД при кратковременном отключении электропитания:
при наличии источников бесперебойного питания - продолжить работу в прежнем режиме с принятием мер по включению постоянного штатного электропитания;
при отсутствии источников бесперебойного питания - зафиксировать внесённые, но не сохранённые данные или корректировки данных на бумажном носителе и после восстановления электропитания вновь внести их в электронном виде в РК.
11.2. При длительном отключении электропитания срочные документы могут передаваться на исполнение до ввода соответствующей информации в САДД о документе, с занесением необходимой информации в журнал учёта и последующим вводом её в САДД.
12. Ответственность за организацию использования САДД
Ответственным за организацию использования САДД в структурном подразделении является его руководитель.
Руководитель структурного подразделения назначает ответственного делопроизводителя и своевременно предоставляет информацию о нём (увольнение, переход в другое подразделение, изменение функций и прав доступа) в отдел информационных систем.
